1С Розница (Магазин)
— демо версия онлайн, быстрый старт, купить, внедрить

Управление запасами и закупками

Розничные сети могут иметь разную степень централизации функции управления поставками в магазины. В конфигурации «1С:Розница 8» предоставляется возможность определения потребности в товарах и формирования документов Заказ поставщику и Заказ на перемещение между магазинами, что позволяет использовать конфигурацию при децентрализованном или частично централизованном управлении поставками в небольших сетях.

При совместном использовании «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Розница 8» поддерживается схема, при которой производится централизованный заказ поставщику на всю торговую сеть и последующее снабжение магазинов с распределительного центра.

Менеджер управляющей системы на основании проведенного анализа продаж и текущих учетных остатков может также перераспределить товары между магазинами. Документ Заказ на перемещение служит для фиксирования потребности перемещения товаров между магазинами.

Этим же документом менеджер магазина может зафиксировать потребность в поставке товаров с распределительного центра управляющей системы. Заказы на перемещение, переданные в управляющую систему, будут обработаны стандартными механизмами управления складскими остатками управляющей системы. Поступление товаров в магазин осуществляется по документам Перемещение товаров, которые оформляются в управляющей системе и передаются в «1С:Розницу 8». Допускается несколько перемещений на основании одного заказа, при этом статус выполнения заказа определяет менеджер управляющей системы.

Документы Перемещение товаров изменяют только складские остатки магазинов. Для переоформления товара на другую организацию компании используют документ Передача товаров. При оформлении документа склад хранения товаров не изменяется. Предусмотрены сервисы оформления документов передачи как до, так и после фактической продажи товаров.

Работа с поставщиками

Помимо процессов снабжения розничных магазинов с распределительных складов, в конфигурации поддерживается закупка товаров непосредственно у поставщиков. В управлении заказами поставщикам применяется упрощенный подход: предполагается, что по каждому документу Заказ поставщику будет зарегистрировано только одно поступление товаров в установленный менеджером период ожидания поставки. Такой подход имеет сразу несколько преимуществ:

• позволяет снизить объем работ менеджера по сопровождению не полностью выполненных заказов;
• позволяет закрывать просроченные заказы специальным сервисом в автоматическом режиме;
• более точно планировать нагрузку отдела приемки товаров магазина;
• позволяет учитывать уровень сервиса поставщика при исполнении заказов.

При планировании допоставки по частично выполненному заказу поддерживается создание нового заказа на недопоставленную номенклатуру. В программе предусмотрен специализированный сервис формирования заказа на поставку или перемещение товаров.

Сервис использует механизм автоматической регистрации источника и цены поступления товаров: поставщика или склада снабжения. Используя заданные менеджером период расчета средних продаж и период обеспечения, сервис рассчитывает потребность в товарах на основании продаж и текущих остатков и формирует заказы в разрезе источников поступления. Список предполагаемых заказов формируется в порядке актуальности работ: заказы сортируются по сумме, а товары в списке — по актуальности восполнения остатков.

Поступление товаров

Поступление товаров в магазин может оформляться на основании заказа поставщику или как самостоятельный документ. Практика ведения заказов поставщику позволяет оценить его исполнительность, как по срокам поставки, так и по количеству и ценам поставляемых товаров.

В зависимости от настроек магазина могут применяться две схемы оформления поступления:

• однофазная — менеджер оформляет документ Поступление товара, согласно которому увеличиваются остатки товара на складе магазина;
• двухфазная (ордерная) — фактически поступившее количество товара регистрирует кладовщик с помощью документа Приходный ордер, а менеджер вводит в систему документ поступления, в котором регистрирует информацию по ценам поступления.

Поступивший в магазин товар можно распределить по складам хранения и отделам торгового зала в полуавтоматическом режиме. При этом используются предварительно выполненные настройки распределения номенклатурных групп товаров. В некоторых случаях удобно оформлять поступление номенклатуры без указания характеристик. Программа позволяет распределить указанное при поступлении общее количество по характеристикам с помощью специального сервиса. Пользователь может создать недостающие характеристики непосредственно при приеме товара.

При наличии расхождений по количеству фактически принятого товара и указанного в сопроводительных документах в программе предоставляется возможность зарегистрировать расхождения в системе и распечатать акты о расхождении по свободной и регламентированной форме. Возврат товаров поставщику может оформляться без учета поставок конкретного товара или на основании определенного документа поступления товаров. В первом случае цена возврата вводится вручную, в последнем определяется ценой поступления. Возврат поставщику может быть оформлен по ордерной схеме.

При формировании документа менеджер может указать причину возврата поставщику из числа предварительно настроенных аналитик хозяйственных операций. Впоследствии можно провести анализ возвратов поставщику и учесть эту информацию при работе с поставщиками. В конфигурации предоставляется возможность производить планирование и вести учет выполненных платежей за поставленные товары в разрезе заказов поставщику или поступлений товаров. Можно спланировать наличные и безналичные платежи, как предваряющие поставку, так и с отсрочкой платежа. Учитываются наличные оплаты, произведенные из операционных касс магазинов, и информация о произведенных безналичных платежах. При планировании платежей предоставляется возможность взаимозачета возникших в результате недопоставки товаров переплат или по документам возврата поставщику.

Управление персоналом

В программе автоматизированы функции управления персоналом магазина. Поддерживается ведение списка сотрудников магазина и списка сотрудников, имеющих доступ в информационную систему. Сотрудникам могут быть выданы регистрационные карты, с помощью которых определяются права доступа к функциям рабочего места кассира. Поддерживаются магнитные регистрационные карты и карты, снабженные штриховым кодом.

Управляющий магазином может планировать время работы рабочих смен магазина и составлять список сотрудников каждой смены. В системе регистрируется фактически отработанное сотрудником время, что позволяет провести анализ использования рабочего времени.

В программе поддерживается учет личных продаж сотрудников магазина, что позволяет использовать эффективную систему мотивации сотрудников. Регистрация личных продаж производится непосредственно при оформлении чека, на счет продавца может быть отнесен как весь чек, так и только отдельные позиции.

Ведомости на выплату заработной платы сотрудникам магазина могут быть созданы управляющим магазина непосредственно в «1С:Розница 8» или получены с помощью обмена из программы «1С:Бухгалтерия 8». Ведомости автоматически передаются в соответствующий магазин и выплачиваются кассиром из кассы магазина.

Управление продажами

«1С:Розница 8» предоставляет пользователю специализированный интерфейс рабочего места кассира (РМК) для оформления розничных продаж потоковым методом. Интерфейс РМК адаптирован для использования на сенсорных экранах, дисплеях небольшого размера, а также для работы с программируемой клавиатурой.

Настройки РМК позволяют ограничить возможности кассира только допустимыми операциями в соответствии с принятой на предприятии технологией розничных продаж.

Программа позволяет кассиру регистрировать продажу товара на разные организации и печатать чеки на соответствующей организации ККТ с передачей данных. Организация продажи и склад списания товара определяются по предварительным настройкам системы. Поддержаны операции возврата товаров от покупателя в течение рабочего дня и после закрытия кассовой смены. При возврате автоматически формируется пакет необходимых документов.

Реализован учет различных видов оплаты: оплата наличными, платежной картой, банковским кредитом и подарочными сертификатами. Возможна смешанная оплата чека разными видами оплат, при этом производится раздельный учет наличных и безналичных оплат при возврате купленных товаров. Поддерживается оформление продаж мелким оптом. При формировании документа можно использовать полнотекстовый поиск по справочнику номенклатуры и выбрать вид цены товара, отличный от розничной цены продажи.

Настройки Рабочего места кассира

При использовании режима РМК допускается замена прав пользователя без выхода из программы. Например, для оформления выемки денежных средств старшим кассиром достаточно считать код его служебной карточки, чтобы активировать функцию выемки. Ограничение функциональных возможностей кассира при работе в РМК определяется сочетанием общих настроек интерфейса РМК и персональных дополнительных прав пользователя.

В программе предусмотрены две предварительно выполненные настройки РМК: для продовольственного и непродовольственного магазина. Однако администратор системы может создать нужное количество настроек, учитывающих специфику работы разных магазинов. Настройки интерфейса РМК размещаются на трех страницах: Общие настройки, Быстрые товары и Настройки нижней панели.

Общие настройки РМК управляют поведением программы при оформлении розничных продаж в целом. Например, общими настройками определяется возможность ввода произвольного значения цены, если цена продажи не назначена, печать документов при возврате, проведение опроса покупателей, а также поведение некоторых форм. На странице Быстрые товары можно выполнить настройку горячих клавиш для товаров, которые продаются достаточно часто, но не имеют промышленного штрихкода. На клавишах панели быстрых товаров в РМК можно вывести изображение товара.

Настройка нижней панели заключается в выборе необходимых для работы команд из списка 42 предустановленных команд. Поддержаны команды регистрации личных продаж и замены прав пользователей, выемки и внесения денежных средств, управления отложенными чеками и сторнирование чека, работы с дисконтными картами и скидками, управление подключенным к кассе оборудованием и печатью документов.

Персональные настройки пользователя определяют доступ к настроенным операциям в РМК. Кассиру можно предоставить возможность редактирования полей табличной части чека, регистрации дисконтных карт и проведения опроса, оформления возвратов, установить контроль остатков при оформлении чека, а также дать возможность использовать функции, определенные общими настройками РМК. Не доступные рядовому кассиру команды выводятся на экран, но становятся неактивными.

В программе реализована возможность установить порядок округления суммы чека в пользу покупателя в определенном магазине. Можно также назначить вид минимальных цен продажи. При автоматическом расчете скидок система заменит цену со скидкой на минимально возможную, если скидка оказалась слишком большой.

Большое количество настроек позволяют выполнить тонкую настройку программы на кассовом месте, учесть специфическое распределение обязанностей сотрудников магазина и оформить продажи с максимально возможной скоростью.

Оформление продаж

Регистрация розничных продаж производится с помощью документа Чек ККМ. Оформление продаж может производиться непосредственно в списке документов Чек ККМ или с помощью специализированного интерфейса РМК. Второй способ удобно использовать при потоковых продажах, когда собственно продажей — консультированием и подбором товара — занимается продавец, а оформлением покупки — другой сотрудник, кассир.

При оформлении продаж в РМК формируется список товаров. Интерфейс оптимизирован для создания списка товаров с помощью сканера штрихкода. Реализован также быстрый поиск по наиболее востребованным полям: артикул, наименование, код товара. К списку товаров применяются предварительно настроенные автоматические, управляемые или ручные скидки. При переходе к оплате список товаров, согласно настройкам распределения продаж данного магазина, делится на чеки в разрезе организаций. Чеки распечатываются на ККТ с передачей данных, предварительно настроенных при подключении к программе.

Чтобы обеспечить быстрое оформление чека, кассир может аннулировать чек при отказе покупателя от покупки или отложить завершение оформления чека для обслуживания другого покупателя. Отложенные чеки сохраняются до момента закрытия смены, и работа с ними может быть возобновлена в любой момент. 

При оплате чека возможны различные варианты: только наличными, платежной картой, банковским кредитом, подарочным сертификатом или сложный вид оплаты. Для часто используемых видов оплат предусмотрены отдельные кнопки, что позволяет ускорить оформление оплаты.

Помимо чека на проданные товары, кассир может распечатать дополнительные документы: товарный чек, гарантийный талон для товаров с посерийным учетом, последний слип-чек, копии пробитых чеков. На основе пробитых в течение смены чеков ККМ при ее закрытии формируется Отчет о розничных продажах, который является итоговым документом по смене. Итоги по видам оплат сохраняются на отдельной странице; количество проданного товара суммируется по номенклатуре и характеристике. Выданные подарки из корзины покупателя входят в товарную часть отчета, а выданные по отдельному списку — записываются на отдельной странице. Такой подход позволяет автоматически формировать документ списания выданных рекламных подарков.

Смена может быть закрыта только при совпадении учетной суммы продажи и контрольной суммы по Z-отчету ККТ с передачей данных. При закрытии смены пользователь может провести анализ ошибок при печати чеков и исправить расхождения в данных. Чеки ККМ, вошедшие в отчет, сохраняются в информационной базе для дальнейшего анализа. Возврат от розничных покупателей в течение рабочей смены, так называемый «возврат день в день», может оформляться непосредственно в интерфейсе РМК с помощью документа Чек ККМ с операцией Возврат. При формировании отчета о розничных продажах возвращенные товары учитываются при формировании товарной части отчета и перечисляются на отдельной странице отчета.

Возврат от розничного покупателя не в день покупки и возврат покупки мелким оптом производятся с помощью документа Возврат товаров от покупателя. Возврат оплаты покупателю производится в соответствии с видом оплаты документа покупки. Если оплата товара при продаже производилась платежной картой, то возвратить оплату можно только на платежную карту. Выдача наличных денежных средств не допускается. В программе предусмотрено более 30 отчетов, анализирующих продажи с самых разных точек зрения.

Система отчетности

В программе предусмотрен ряд аналитических отчетов, включающих отчеты по продажам товаров, по видам оплат через кассы ККМ, статистику пробитых чеков, статистику возвратов. Для удобства пользователя отчеты разбиты на группы: Отчеты по продажам, Отчеты Розничные продажи, Отчеты по оплатам, Отчеты по возвратам.

Анализ ассортиментной политики предприятия

• получить данные об абсолютном количестве респондентов, давших данный ответ на вопрос, и их доле в общем количестве респондентов;
• использовать ответы на опросы для автоматического формирования групп получателей скидки (целевой группы покупателей);
• проанализировать сумму продаж и возвратов по определенной дисконтной карте или целевой группе покупателей;
• провести детальный анализ товаров, проданных по определенной дисконтной карте или целевой группе.

Проведенный анализ позволяет составить потребительский портрет ключевых покупателей, а также проанализировать ответы покупателей, которые недостаточно часто посещают магазин. Анализ состава покупок данных категорий покупателей позволит принять решение об оптимизации ассортимента с целью увеличения частоты посещения магазина и привлечения новых покупателей.

В соответствии с потребностями покупателей маркетолог определяет значимость каждой товарной категории в ассортименте магазина, определив для нее количество позиций. Вводя товарные позиции в ассортимент, маркетолог может с помощью отчета проконтролировать достижение целевых значений квот, а руководитель отдела закупки — количество «пробелов на полке», т. е. товаров, введенных в ассортимент с нулевым остатком по магазину.

Анализ маркетинговых акций

• продвижение товаров — прирост продаж определенных товаров в результате проведения акции;
• распродажа — снижение товарных остатков в результате проведения акции;
• увеличение продаж — акции, направленные на увеличение количества покупателей и средней суммы чека.

Анализ акций в общем случае представляет собой сравнение усредненных ключевых показателей акции до ее проведения и во время действия акций. При проведении акции продвижения товара в период анализа включается также период после завершения акции. Период отчета по умолчанию равен удвоенному (или утроенному) периоду проведения акции.

Анализ продаж и работы с поставщиками

При устоявшихся связях с поставщиками анализ потребности в товарах можно провести с помощью отчета по продажам товаров в разрезе поставщиков. Программа рассчитает объем заказа для восполнения остатков и отсортирует поставщиков по величине заказа.

Помимо статистики продаж товаров для работы с поставщиками важна дополнительная информация: о состоянии взаиморасчетов с поставщиками, о зарегистрированных расхождениях фактической поставки с документами сопровождения и показатели уровня сервиса поставщика. Пользователю выводятся расхождения в большую или меньшую сторону по сравнению с плановыми показателями заказа по сроку поступления, количеству позиций заказа, количеству заказанного товара и сумме заказа. Анализ причин возврата поставщику может указать на проблемы с качеством товара данного поставщика. Информация о заказанных и поступивших за период отчета и ожидаемых к поступлению товарах выводится в ведомость ожидаемых товаров для каждого магазина.

Анализ розничных продаж

В конфигурацию включены статистические отчеты по количеству и суммам чеков ККМ в разрезе касс ККМ в целом за период, по дням недели и по часам работы магазина, что позволяет оптимизировать количество работающих касс, не допуская очередей. Для товаров с посерийным учетом предусмотрена ведомость движений серий и оценка продаж и остатков товаров с истекшим сроком годности. Сведения о количестве и причинах возврата от покупателей — также важный показатель качества товаров и обслуживания покупателей.

Контроль денежных средств осуществляется с помощью отчетов по видам оплат за покупки, о движениях между кассами предприятия и о произведенных выплатах наличных денежных средств из операционной кассы магазина. При включенной настройке ведения себестоимости товаров предоставляется оценка валовой прибыли предприятия, полученной за период. Программа позволяет провести анализ личных продаж и сравнительный анализ планового и фактически отработанного времени сотрудников магазина.

Анализ складских остатков

Отчеты по складу позволяют оценить загрузку складских работников по приемке, комплектации и перемещениям товара. Предоставляется информация по отклонениям, возникшим при перемещениях между магазинами. По результатам проведенных инвентаризаций товаров можно получить информацию об излишках, недостаче и зачтенной пересортице. Анализ причин списания товаров позволяет управлять прямыми потерями магазина.

Подключаемое оборудование

• значительное сокращение времени обработки товаропотока;
• снижение нагрузки на персонал и влияния человеческого фактора, приводящего к недостоверной информации в информационной системе;
• раздельный учет однотипного товара по сериям и характеристикам;
• кодирование важной информации. Например, информация о стране происхождения и производителе товара может быть установлена непосредственно из кода, нанесенного на упаковку товара.

Предусмотрена возможность хранения штрихкода производителя и генерации внутреннего кода для штучного и весового товара в целом для сети или в пределах отдельных информационных баз. Можно задать отдельные коды для основных единиц измерения и для упаковок товара. Предоставлена возможность поиска в справочнике и подбора товара в табличные части документов с помощью сканера штрихкода или терминала сбора данных.

Кассовый узел может быть оборудован всеми необходимыми устройствами: сканер штрихкодов, фискальный регистратор, терминал эквайринговой системы, дисплей покупателя, а также считыватели магнитных карт и электронные весы. Поддерживается работа с внешними устройствами, устанавливаемыми в торговом зале, такими как контрольно-кассовые машины в режиме Offline и электронные весы с печатью этикеток в режиме Offline, а также с устройствами для работы на складах — терминалами сбора данных.

Работа с оборудованием поддерживается драйвером оборудования в виде внешнего компонента, поставляемого в составе включенной в конфигурацию библиотеки подключаемого оборудования (БПО). Поставляемые внешние компоненты прошли тестирование в рамках программы сертификации «1С:Совместимо».

Кассовый узел

Программа позволяет работать с фискальными регистраторами, предоставляя в соответствии с законодательством все необходимые отчеты по кассовой смене, а также с нефискальными принтерами документов в случае применения ЕНВД. Пользователю предоставляется возможность настройки шаблонов для печати чеков и кассовых ордеров на подключенных ленточных принтерах.

Предоставляется возможность принимать оплату по банковским платежным картам с помощью эквайрингового терминала.

Формирование списка товаров в чеке может производиться ручным подбором из справочника номенклатуры, но использование сканера многократно ускоряет процедуру, одновременно снижая уровень допускаемых кассиром ошибок. Можно подключить сканеры с различным интерфейсом управления: COM-порт, USB в режиме эмуляции COM-порта и режим эмуляции клавиатуры.

Пользователь может работать с обычной и программируемой клавиатурой, так как все команды РМК имеют возможность назначения горячих клавиш. Если клавиатура оснащена считывателем магнитных карт или устройство подключено отдельно, то оно может быть использовано для идентификации покупателей по дисконтной карте и сотрудников по служебной карте. Предоставляется возможность настройки маски для выделения кода карты, поддерживается режим работы с неуникальными кодами информационных карт.

Поддерживается работа и с другими видами используемого на кассовом узле оборудования: дисплеями покупателей и подключаемыми весами. Возможна загрузка списка товаров для оформления чека из терминала сбора данных.

Автономное подключаемое оборудование

Для быстрой и точной работы с товаром требуется, чтобы штриховые коды товаров были уникальны. В редких случаях совпадения значений штрихового кода производителя рекомендуется перекодировать товар внутренними кодами. Внутренние коды также необходимы и для товаров, не имеющих штрихового кода производителя. В программе поддерживается автогенерация кодов формата EAN13.

Согласно международным правилам кодировки для кодирования внутри предприятия выделяется диапазон кодов, начинающийся с цифры «2». Вторая цифра кода определяет тип товара. Цифры с третьей по двенадцатую содержат в себе либо код штучного товара, либо код и количество товара, взвешенного на весах. Завершающая цифра кода является контрольной и рассчитывается по специальному алгоритму.

Коды штучных и взвешиваемых на весах товаров (коды SKU, от англ. Stock keeping unit — единица хранения товара) используются также для идентификации товаров на внешних кассах ККМ-offline. Для весов с возможностью печати этикеток (весы Offline) можно также назначить индекс товара на весах (PLU-код), по которому производится поиск в списке товаров на определенных весах.

Создание PLU-кодов и внутренних кодов SKU может происходить в пределах одного магазина (узла «РИБ по магазинам») или всей сети. При централизованном ведении справочника номенклатуры внутренний код рекомендуется генерировать в момент создания карточки номенклатуры, что позволяет контролировать уникальность. Для создания внутреннего кода товара в базе магазина используется префикс штрихкода узла РИБ по магазинам.

При генерации весовых кодов поддерживаются два взаимоисключающих режима работы предприятия: коды весовых товаров генерируются в главном узле розничной сети и распространяются по сети с помощью обмена РИБ по магазинам, либо генерация весовых кодов производится в каждом магазине отдельно, и в этом случае коды не участвуют в обмене.

• A — значение настройки «Префикс внутреннего штрихкода штучного товара»;
• ВВ — значение настройки «Префикс штрихкода узла РИБ»;
• СССССССС — код товарной позиции или упаковки;
• K — контрольный символ.

• A — значение настройки «Префикс внутреннего штрихкода весового товара»;
• ССССС — код SKU;
• DDDDD — вес упаковки товара;
• K — контрольный символ формата EAN13.

Обмен данными

Внутренние обмены данных «По магазинам» и «По рабочим местам кассиров» позволяют с помощью технологии распределенных баз данных (РИБ) обеспечить автономную работу магазина или кассового узла в магазине при нарушении связи. Программа поддерживает двусторонний обмен данными с конфигурациями «1С:Управление торговлей 8» редакция 11 и «1С:Бухгалтерия 8», редакции 2.0, 3.0.

При одновременном использовании всех трех конфигураций рекомендуется настраивать обмен данными между «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Розница 8», между «1С:Управление торговлей 8» и «1С:Бухгалтерия 8», используя «1С:Управление торговлей 8» в качестве управляющей системы для «1С:Розница 8» и источника данных для регламентированного учета в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8».

Внутренние обмены

Обмен данными между центральным офисом и магазинами поддерживает определенную концепцию распределения обязанностей между сотрудниками центрального офиса и магазинов. Решения по формированию ассортимента и закупке товара, выработке правил расчета цен и применения скидок принимают работники центрального офиса, работающие в центральном узле РИБ. В ведении сотрудников магазинов остаются процессы организации продаж, учет операций с товаром и обеспечение сохранности товарных остатков. Административные функции ведения настроек пользователей и сопровождения периферийных информационных баз также могут быть централизованы.

Настройки обмена данными позволяют оптимизировать объем передаваемых данных, разделив данные на общие, необходимые для проведения операций в любом магазине, и на специфичные для данного магазина или группы магазинов. К общим данным относятся общие классификаторы, номенклатурный справочник со вспомогательными справочниками, информативные остатки товаров в магазинах. Передача справочника пользователей и настроек пользователей позволяет сотрудникам предприятия при необходимости работать в разных магазинах. В состав специальных данных магазина входят правила ценообразования и документы применения цен и товародвижения в определенном магазине.

Назначение обмена По рабочим местам — обеспечить автономную работу узлов кассовой линейки. При применении технологии распределенных баз данных кассиры смогут обслуживать покупателей даже в случае потери связи с сервером локальной сети магазина. При утере связи с сервером магазина информация об остатках на складах текущего магазина не может оперативно обновляться. В этом случае в магазинах с интенсивными продажами через несколько касс не рекомендуется применять контроль остатков при оформлении чеков ККМ. В программе поддерживается регистрация попыток продажи «в минус», которые впоследствии можно проанализировать.

Если сервер магазина был недоступен продолжительное время, то после восстановления связи с кассами объем накопленных к передаче данных может быть значительным, как со стороны кассы, так и со стороны офиса магазина, поэтому первый обмен рекомендуется проводить вручную.

Обмен с «1С:Управление торговлей 8»

При совместном использовании «1С:Управление торговлей 8» выступает в роли управляющей системы, которая поставляет в программу «1С:Розница 8» нормативно-справочную информацию. «1С:Розница 8» обеспечивает оперативный учет операций в магазинах торговой сети.

«1С:Розница 8», установленная в магазинах, может обмениваться данными с «1С:Управление торговлей 8» центрального офиса непосредственно или через главный узел «Розницы», который объединяет несколько магазинов. Использование топологии сети с главными узлами позволяет уменьшить нагрузку на серверы центрального офиса и повысить надежность распространения информации с помощью внутренних обменов «1С:Розница 8». В главных узлах программы появляется возможность контролировать товарные остатки в подчиненных магазинах и оперативно перераспределять товары между магазинами.

Настройки ведения учета операций в программе «1С:Управление торговлей 8» и состав передаваемых данных имеют особенности, обусловленные функциональными ограничениями «1С:Розница 8». После настройки обмена работа пользователей в обеих конфигурациях производится независимо. Обмен информацией производится в соответствии с настроенным расписанием обменов.

В «1С:Управление торговлей 8» менеджеры центрального офиса вводят справочную информацию об организациях предприятия, информацию о новых позициях и ценах номенклатуры, ведут работу с поставщиками, учитывают дополнительные расходы транспортировки и продажи. При совместном использовании программ рекомендуется централизованное управление нормативно-справочной информацией в конфигурации «1С:Управление торговлей 8».

В «1С:Розница 8» пользователи, получив информацию о произведенных изменениях в справочных данных, производят предпродажную подготовку, оформляют розничные продажи, кассовые и складские документы. При взаимодействии магазина и центрального офиса все данные по магазину обобщаются. То есть в «1С:Управление торговлей 8» не передается информация о перемещениях товаров и денежных средств внутри магазина и детальная информация о розничных продажах. Розничные продажи сворачиваются в ежедневные отчеты о розничных продажах в разрезе касс ККМ. Внешние операции по каждому магазину, такие как прием товара, продажа товара мелким оптом, передача товара в другой магазин, результаты проведенной инвентаризации на складах магазина и т. д., передаются полностью.

Примеры сценариев совместной работы пользователей, указания по настройке программ и подробные таблицы сопоставления их объектов размещены в файле поставки «Совместное использование конфигураций», размещенном в папке \ExtFiles\Обмены данными\Обмен с конфигурацией «1С:Управление торговлей 8», ред. 11 шаблона «1С:Розница 8».

Обмен с «1С:Бухгалтерия 8»

При совместном использовании программ оперативный учет движений и остатков товаров и денежных средств производится в «1С:Розница 8». «1С:Бухгалтерия 8» обеспечивает регламентный учет операций.

• полностью используются возможности специализированного обслуживания розничных продаж (рабочее место кассира);
• «1С:Розница 8» позволяет вести учет операций товаров непосредственно в местах осуществления операций, оперативно исправляя ошибки и недочеты;
• разделение оперативного и бухгалтерского учета позволяет получать в «1С:Бухгалтерии 8» верифицированные данные о движении и состоянии остатков товаров и денежных средств;
• в «1С:Бухгалтерии 8» консолидируются данные, необходимые для оценки финансового результата деятельности предприятия, регламентированного учета и сдачи отчетности.

При совместном использовании программ «1С:Розница 8» и «1С:Бухгалтерия 8» предусмотрена определенная схема распределения обязанностей пользователей. Каждый из пользователей работает в одной из конфигураций.

• менеджер центрального офиса вносит сведения о складах и кассах магазинов, о товаре и поставщиках товара, распределяет товар по магазинам, назначает розничные цены и скидки;
• менеджер торгового зала магазина оформляет поступление товаров в магазин и возвраты товаров поставщикам, перемещения товаров в другой магазин, результаты проведенных инвентаризаций, списания товаров;
• кассир операционной кассы оформляет прием/выдачу денежных средств в кассу магазина, выдачу заработной платы сотрудникам магазина;
• кассир оформляет розничные продажи товаров и возвраты товаров от покупателя.

• бухгалтер вносит информацию о контрагентах хозяйственных договоров и материалах, поставляемых по хозяйственным договорам, ведет бухгалтерский учет хозяйственных операций предприятия, вводит или уточняет информацию, необходимую для осуществления наличных/безналичных расчетов с поставщиками, формирует ведомости на выплату заработной платы в магазине;
• обмен данными между программами производится на уровне документов и справочной информации. При передаче данных из «1С:Розницы 8» в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8» часть информации, нужной только для оперативного учета товарных и денежных остатков, не переносится, но автоматически добавляется информация, необходимая для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете. Так, например, перемещения товаров и денежных средств внутри магазина не переносятся из «1С:Розницы 8» в «1С:Бухгалтерию 8», а счета учета товаров, счета учета расчетов с контрагентами добавляются при передаче данных.

При обмене справочной информацией следует принять организационное решение, какая из конфигураций будет являться «владельцем» данного вида информации во избежание дублирования записей. Например, данные о поставщиках товаров и банковских счетах поставщиков передаются в обе стороны и, следовательно, могут вводиться в любую из программ. Подробные таблицы сопоставления объектов, включенных в обмен, размещены в файле поставки «Совместное использование конфигураций», размещенном в папке \ExtFiles\Обмены данными\Обмен с конфигурацией «1С:Бухгалтерия 8», ред. 2.0 (или ред. 3.0) шаблона «1С:Розница 8».

Интеграция с ЕГАИС

Единая государственная автоматизированная информационная система (ЕГАИС) предназначена для автоматизации государственного контроля за объемом производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Для представления в ЕГАИС информации об объемах производства и реализации алкогольной продукции необходимо установить специализированное программное обеспечение — Универсальный транспортный модуль (УТМ). УТМ устанавливается на выделенный компьютер или поставляется предустановленным на специальное устройство — УТМ-хаб. 

В разъеме компьютера или УТМ-хаба размещается флеш-накопитель с цифровой подписью. Понадобится также сканер штрих-кодов, позволяющий считывать штриховые коды формата PDF417 на емкостях с алкоголем. В качестве кассовой программы используется «1С:Розница 8».

• настройка подключения Универсального транспортного модуля. Определяется дата начала работы с ЕГАИС, формирования Журнала регистрации розничных продаж алкогольной продукции, магазин с его реквизитами и параметрами обмена с ФС РАР;
• обработка запросов ЕГАИС. Возможность просмотреть сформированные запросы и их статус и загрузить ответы на запросы с помощью команды Обработать ответы;
• настройка учета и порядок работ с ЕГАИС. После подключения к системе ЕГАИС вначале рекомендуется провести работу по сопоставлению основных данных конфигурации и ЕГАИС, в центральном узле РИБ (если имеется), а затем в магазинах;
• сопоставление номенклатуры ЕГАИС. Для сопоставления данных конфигурации и ЕГАИС служат сервисы Сопоставление организаций ЕГАИС и Сопоставление номенклатуры ЕГАИС;
• оформление розничных продаж алкогольной продукции. При продаже алкоголя запрашивается код марки в формате PDF417, проверяется что код марки введен в чек однократно. Можно использовать любой сканер, с драйвером «1С:Сканер штрихкодов». драйвер поставляется в составе конфигурации. Данные чека передаются в ЕГАИС. В ответ — подтверждение продажи с печатью в чеке QR-кода. При закрытии смены сформируется документ и реализация и передастся в ЕГАИС;
• формирование документов поступления алкогольной продукции. Позволяет получить документы из ЕГАИС — ТТН ЕГАИС, подтвердить ТТН, послать уведомление в систему ЕГАИС об ошибке, запросить отмену проведения, повторно запросить ТТН. На основании документ Поступление товаров. Если не все позиции ТТН ЕГАИС сопоставлены номенклатуре конфигурации, то пользователь может воспользоваться сервисами сопоставления организаций и номенклатуры непосредственно из документа;
• учет расхождений при поступлении товаров и услуг. При выявлении расхождения фактического наличия товаров с накладной, формируются итоги по факту и по данным поставщика. Данные по расхождениям будут переданы в систему ЕГАИС для подтверждения поставщиком;
• возврат товаров поставщику. Позволяет вернуть алкогольную продукцию поставщику после проведения документа возможно передать данные в ЕГАИС;
• перемещения алкогольной продукции между магазинами. Перемещение товаров допускается в пределах обособленных подразделений организаций. При этом осуществляется контроль по ИНН и КПП. При создании перемещения для каждой позиции указываются справки «А» и «Б», по которым продукция поступала в магазин. После проведения документ нужно передать в ЕГАИС;
• запрос остатков данного магазина в ИБ ЕГАИС и подбор справок № 2 при оформлении расходных документов. Информация о справках № 2, полученных из ЕГАИС при поступлении алкогольной продукции, сохраняются в ИБ программы «1С:Розница 8» и может быть использована при оформлении расходных документов: возвратов поставщику, перемещений между магазинами, а также при оформлении постановки на баланс, излишков, выявленных при инвентаризации;
• постановка на баланс в ЕГАИС. Алкогольная продукции, приходившая до подключения к ЕГАИС, а также обнаруженные излишки необходимо поставить на баланс в ЕГАИС (на склад или в торговый зал). Возможно оформить списание продукции с торгового зала по бою, недостаче, оформить возврата поставщику или на распределительный склад;
• списание алкогольной продукции с баланса ЕГАИС. Возможность списания алкогольной продукции, находящейся на балансе ЕГАИС. Например, боя и отправки этих данных в ЕГАИС;
• продажа алкогольной продукции в розлив. Для продаж крепкого алкоголя и слабоалкогольной продукции в розлив должен быть указан вид номенклатуры с признаком «Продается в розлив», дополнительно создаются упаковки, соответствующие емкости тары. Для оформления вскрытия тары используются упаковки соответствующие емкости тары, для чеков розничной продажи — объему единицы продажи — кружки, бокалы.